問い合わせメールを複数人で共有し、二重返信・対応漏れを防止
- info@やsupport@などの代表メール・問い合わせメールを複数人で共有したい
- 誰が対応中かを見える化し、二重返信・対応漏れを防ぎたい
- 担当者・確認者・対応状況を複数人で共有したい
- メールの振り分けや担当設定を自動化したい
メールの送受信だけでなく、「誰が・どの状態で・次に何をするか」まで複数人で共有。日々のメール対応を一元化し、確認・引き継ぎ・自動化まで支援します。
メール共有システム MailShareとは
メール共有システムは、info@やsupport@などの代表メール・問い合わせメールを複数人で共有し、担当者や対応状況、送受信履歴などを一元管理するための仕組みです。
MailShareでは、メールごとの担当者・確認者・対応状況を共有し、二重返信や対応漏れを防ぎながら複数人で問い合わせ対応を進められます。
メール対応で起こりやすい課題とMailShareの解決方法
共有アドレスを複数人で利用していても、一般的なメールソフトだけでは「対応状況」や「担当」を複数人で共有・管理しにくい場合があります。
一般的なメールソフトとMailShareの違い
OutlookやThunderbirdなどの一般的なメールソフトは、主にメールの送受信を行うためのものです。MailShareは、問い合わせメールを複数人で共有し、担当者・確認者・対応状況・送受信履歴・社内コメントまで一元管理することで、二重返信や対応漏れを防ぐことを目的としたメール共有システムです。
| 比較項目 | 一般的なメールソフト | MailShare |
|---|---|---|
| メールの送受信 | ○ | ○ |
| 複数メールアカウントの管理 | ○ 端末・利用者ごとに設定する運用が中心 |
○ 複数人で一つの画面から管理 |
| 担当者・確認者の設定 | × 一般的なメール機能としては非対応 |
○ |
| 対応状況の共有 | × 未対応・対応中・確認待ち等の業務状態は管理しにくい |
○ |
| 社内コメント | × | ○ |
| 対応履歴の複数人での共有 | △ 共有方法や運用に依存 |
○ |
| 担当・状態を含む自動振り分け | △ メール振り分け機能は製品により対応 |
○ フォルダ・担当者・確認者・対応状況等を設定 |
| 担当変更・確認依頼などの業務通知 | × | ○ |
| 電話・訪問履歴の管理 | × | ○ |
| 問い合わせ対応の集計レポート | × | ○ |
| 二重返信・対応漏れの防止 | △ 運用ルールでの管理が中心 |
○ 担当者・対応状況・履歴を共有 |
MailShareの料金
MailShareは、LOGZAWEBでホームページをご契約いただいているお客様向けのサービスです。
2ユーザー・2メールアカウントまで追加料金なしでご利用いただけます。
料金体系
2ユーザーまで無料
管理者・担当者を含め、2ユーザーまで追加料金なしでご利用いただけます。3ユーザー目以降は、契約上限1名につき月額100円です。
2メールアカウントまで無料
info@、support@など、2メールアカウントまで追加料金なしで登録できます。3個目以降は、契約上限1個につき月額100円です。
保存容量は最低10GB
保存容量は契約ユーザー上限1名につき5GBで、最低10GBが標準です。容量を追加する場合は、10GBごとに月額100円で追加できます。
※MailShare単体でのお申し込みは受け付けておりません。LOGZAWEBのホームページ契約者様向けサービスです。
メール共有・問い合わせ対応を一元管理する機能
受信したメールを読むだけでなく、担当・確認・対応状況まで複数人で共有できます。
複数メールアカウントの一元管理
info@、support@、contact@など複数のメールアカウントを登録し、一つの画面から受信・返信・転送・送信履歴を確認できます。
担当者・確認者の設定
メールごとに担当者と確認者を設定できます。対応担当と確認担当を分けることで、それぞれの役割を明確にできます。
対応状況の管理
未対応、対応中、確認待ち、完了などの状態を設定し、対応が止まっているメールや確認が必要なメールを把握できます。
社内コメント・対応履歴
お客様には送信されない社内コメントを残せます。送受信履歴とあわせて確認できるため、相談や引き継ぎの経緯を一か所にまとめられます。
検索・絞り込み・CSV出力
件名、差出人、期間、担当者、確認者、対応状況などから必要なメールを検索できます。条件に応じたメールデータのCSV出力にも対応しています。
メールグループ・アクセス権
部署や用途ごとにメールグループを分け、利用できる担当者を設定できます。必要なメールだけを担当者へ見せる運用にも対応できます。
メール対応を自動化・効率化する機能
振り分け、定型返信、送信予約など、繰り返し発生するメール業務を減らします。
メール自動振り分け
差出人、宛先、件名など複数の条件を組み合わせてルールを作成できます。1ルールに最大20件まで条件を追加し、フォルダ、対応状況、担当者、確認者などを自動設定できます。
自動返信・自動転送
自動振り分けルールに応じて、受信メールへの自動返信や指定アドレスへの自動転送を設定できます。定型的な一次返信や社内連携を自動化できます。
アドレス帳・メールテンプレート
共有アドレス帳や定型文を利用し、宛先入力や返信文章の作成を効率化できます。担当者ごとの表現差を減らしたい場合にも利用できます。
下書き・予約送信
作成途中のメールを下書き保存でき、新規メール・返信・転送は指定日時で予約送信できます。予約済みメールは一覧から確認・取消・今すぐ送信ができます。
一斉メール配信
複数の宛先へ一斉メールを配信できます。配信日時の指定、本文プレビュー、CSVによる宛先取込、配信停止管理、送信結果の確認、失敗分の再送などに対応しています。
送信前チェック・誤送信防止
本文や件名に添付を示す言葉があるのに添付ファイルがない場合、宛先数が多い場合、社外宛先が含まれる場合などに送信前の確認を促します。
開封通知（MDN）
メール送信時に開封通知を要求し、相手側のメールソフトから通知が返された場合に確認できます。相手のメールソフトや設定によっては通知されないため、開封を必ず確認できる機能ではありません。
新着メールを見逃さない通知・スマートフォン対応
ブラウザーを開き続けなくても、確認が必要な情報へ気づきやすい環境をつくります。
PC・スマートフォンへのプッシュ通知
対応するブラウザー・端末では、新着メールや担当変更などのプッシュ通知を受け取れます。通知をクリックして対象画面を開くこともできます。
通知センター
担当変更や確認が必要な通知を一覧で確認できます。未読の通知を把握し、対象メールへ移動できます。
PWA・アプリバッジ
対応環境ではMailShareをホーム画面からアプリのように起動でき、通知数をアプリバッジで表示する仕組みにも対応しています。利用可否はOS・ブラウザーの仕様によります。
法人利用を支えるセキュリティ・管理機能
利用ユーザーや閲覧範囲を管理し、メール共有を安全に運用するための機能を備えています。
2要素認証
ユーザーごとに2要素認証を設定できます。管理者が特定のユーザーに2要素認証を必須として設定する運用にも対応しています。
ユーザー・権限管理
管理者・担当者のユーザー管理に加え、メールグループやアクセス権を利用して、担当者ごとの利用範囲を設定できます。
操作履歴・セッション管理
管理画面から操作履歴などを確認でき、ログインセッションを管理するための機能も備えています。利用状況の確認や管理業務に活用できます。
メール・電話・訪問の対応履歴をまとめて管理・集計
問い合わせ対応をメールだけで終わらせず、その後の電話や訪問まで記録できます。
電話履歴
お客様との電話対応を履歴として登録できます。メールとは別に行った連絡も記録し、担当者間で共有できます。
訪問履歴
訪問対応の内容を履歴として管理できます。メール・電話・訪問をまたいだ顧客対応の経緯を確認しやすくします。
集計レポート
メール、電話、訪問、またはそれらをまとめた対応件数を期間・担当者・状態などで集計できます。表やグラフで対応状況を確認できます。
MailShareはこんな企業におすすめです
info@やsupport@などの共有メールアドレスを複数人で確認している企業や、問い合わせ対応の属人化・二重返信・対応漏れを減らしたい企業に適しています。
代表メールを複数人で利用している
info@、support@、contact@などに届く問い合わせを、複数の担当者で確認・返信している企業に向いています。
問い合わせ件数が増えてきた
メール件数が増え、誰が対応するか、どこまで対応したかを受信トレイだけでは管理しにくくなっている場合に役立ちます。
担当者の休み・退職時も対応を止めたくない
対応履歴や社内コメントを共有することで、担当変更時も過去の経緯を確認しながら引き継げます。
メール対応の定型作業を減らしたい
自動振り分け、自動返信、テンプレート、予約送信などを利用し、毎日繰り返しているメール作業を効率化できます。
問い合わせ対応を管理・分析したい
担当者や対応状況を管理し、メール・電話・訪問の対応件数を集計して、業務状況を把握したい場合に利用できます。
社外からも安全に確認したい
スマートフォン・タブレットから利用しながら、2要素認証やアクセス権を組み合わせて運用したい場合にも対応できます。
導入から利用開始までの流れ
現在利用しているメール環境や問い合わせ対応の方法を確認し、必要な設定を整理してから利用を開始します。
メールアカウントを登録
MailShareで共有するinfo@やsupport@などのメールアドレスを登録し、メールの受信・送信に必要な設定を行います。
利用ユーザー・メールグループを設定
MailShareを利用する管理者・担当者を登録し、部署や用途に応じてメールグループや利用できる範囲を設定します。
対応ルール・通知を設定
必要に応じて、担当者・確認者、対応状況、自動振り分け、プッシュ通知、メールテンプレートなどを設定します。
MailShareでメール対応を開始
受信した問い合わせメールを複数人で共有し、担当者の設定、返信、社内コメント、対応状況の管理などをMailShare上で行います。
よくあるご質問（FAQ）
MailShareのメール共有、通知、自動振り分け、予約送信、セキュリティなど、導入前によくいただく内容をご案内します。
はい、そのまま利用できます。LOGZAWEBでホームページ制作時に作成したメールアドレスはもちろん、ホームページ制作前から利用している独自ドメインのメールアドレスもMailShareに登録できます。現在のメールアドレスを変更せず、MailShare上で受信・返信などのメール対応を行えます。
はい、併用できます。POP3でメールを受信し、サーバーにメールを残す設定にすることで、MailShareとOutlook・Thunderbirdの両方で同じメールを受信できます。既存のメールソフトを使い続けながら、MailShareで複数人の問い合わせ対応を管理できます。
はい、受け取れます。スマートフォンでMailShareのプッシュ通知を有効にすると、新着メールや担当変更などの通知を受け取れます。通知をタップするとMailShareを開いて内容を確認できます。
はい。差出人や宛先、件名などの条件を組み合わせて、フォルダ振り分け、対応状況、担当者、確認者などを自動設定できます。1つのルールに最大20件まで条件を追加できます。
はい。新規メール、返信、転送で送信日時を指定して予約できます。予約後は一覧から確認し、取り消しや今すぐ送信も行えます。
はい。配信対象を設定して一斉メールを送信でき、配信予定日時の指定、本文プレビュー、送信結果の確認、失敗した宛先の再送などに対応しています。
開封通知を要求して、相手側のメールソフトから通知が返された場合に確認できます。ただし、相手のメールソフトや設定によっては通知が返らないため、必ず開封を確認できる機能ではありません。
はい。ユーザーごとに2要素認証を設定でき、管理者が特定ユーザーに2要素認証を必須にする運用にも対応しています。
メールグループと利用ユーザーを設定し、担当者が利用できる範囲を分けられます。管理者は運用全体を確認できる構成にできます。
はい。メールに加えて電話・訪問の対応履歴を登録でき、メール・電話・訪問を対象とした集計レポートも作成できます。
はい。利用中のメールサーバー、メールアドレス数、利用人数、現在の対応方法を確認し、導入方法や必要な設定をご案内します。
MailShare関連ページ
MailShareの導入・メール共有のご相談
現在のメール環境や利用人数を確認し、MailShareでの運用方法をご案内します。
